Politique sur l’accès aux dossiers officiels du Tribunal canadien des droits de la personne
(2024-04-30)
1. Aperçu : Engagement en matière d’ouverture
Le Tribunal canadien des droits de la personne (le « Tribunal ») est déterminé à faire preuve de transparence, de responsabilité et d’accessibilité dans ses fonctions décisionnelles. L’accès aux dossiers du Tribunal repose sur le principe de la publicité de la justice.
L’ouverture et la transparence permettent au public de mieux comprendre nos systèmes de justice administrative et d’y faire confiance. Les audiences et les dossiers officiels de la plupart des procédures sont accessibles au public.
Dans les procédures concernant les droits de la personne, les témoignages ou les documents fournis contiennent souvent des renseignements délicats. Ces renseignements pourraient être divulgués lors des audiences publiques, dans les décisions et dans tout autre document figurant au dossier officiel.
Dans certains cas, la loi, les règles de common law
La plupart des décisions et des ordonnances sont disponibles gratuitement sur la page de recherche du Tribunal ou sur CanLII. Chaque décision du Tribunal est accompagnée d’un résumé en langage clair.
2. Accès aux documents
Les dossiers officiels de la plupart des procédures du Tribunal sont accessibles au public sur demande, sauf exception.
Le dossier officiel d’une affaire peut inclure ce qui suit :
- les documents qui lancent le processus d’instruction ou d’appel devant le Tribunal (c’est-à-dire les lettres de renvoi de la Commission canadienne des droits de la personne ou du commissaire à l’équité salariale, et les avis d’appel) et les formulaires de plainte que la Commission canadienne des droits de la personne peut transmettre avec leur renvoi;
- les sommaires des conférences de gestion préparatoires;
- les documents relatifs aux requêtes;
- la correspondance;
- les documents concernant l’établissement de l’horaire d’une audience;
- les documents concernant les arguments d’une partie (tels que les exposés des précisions et les observations écrites);
- les recueils des textes à l’appui;
- les enregistrements de l’audience;
- les transcriptions de l’audience, s’il y en a;
- les directives, les ordonnances et les décisions sur requête et sur le fond.
Ni les notes personnelles, ni les ébauches des décisions et des ordonnances, ni les communications concernant ces ébauches ne font partie du dossier officiel.
Pour que le Tribunal puisse trouver et récupérer les documents recherchés, la personne qui présente la demande d’accès doit fournir suffisamment de renseignements sur ce qu’elle cherche. Lorsque vous faites votre demande, utilisez le formulaire de demande d’accès et soyez le plus précis possible. Le personnel ne peut pas faire des recherches ou récupérer, compiler ou regrouper des données au nom des demandeurs. Les dossiers sont assujettis aux calendriers de conservation établis par le président en vertu de la règle 47 des Règles de pratique du Tribunal canadien des droits de la personne (2021). Il est donc possible que certains dossiers ne puissent pas être récupérés si vous présentez une demande après l’expiration des délais.
Vous pouvez envoyer vos questions et le formulaire de demande d’accès à des documents figurant au dossier officiel à l’adresse suivante : registry.office@chrt-tcdp.gc.ca.
Les rapports annuels fournissent de plus amples renseignements sur les activités du Tribunal, telles que des informations sur le nombre de dossiers. Certains documents qui ne figurent pas au dossier officiel pourraient être communiqués en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Pour obtenir plus d’informations sur les demandes en vertu de cette loi, veuillez communiquer avec le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.
2.1. Restrictions concernant l’accès aux dossiers
Les lois, les règlements ou les règles peuvent prévoir l’application de restrictions particulières sur l’accès aux dossiers. Certaines parties de la procédure du Tribunal peuvent être inaccessibles au public et les documents concernant ces parties peuvent l’être également. Les demandes d’accès peuvent être traitées au cas par cas. Pour les nouveaux dossiers confidentiels de la Commission canadienne des droits de la personne, le Tribunal s’efforce d’informer les parties que ses procédures sont publiques. Pour cette raison, dans certains cas, les réponses aux demandes d’accès à un dossier qui est à l’étape initiale du traitement peuvent être retardées.
2.2. Dossiers concernant la médiation et le règlement
Les discussions sur la médiation et le règlement peuvent avoir lieu à toute étape de la procédure du Tribunal. Les parties peuvent convenir de régler entièrement leur différend ou de réduire le nombre de questions en litige. Les discussions sur la médiation et le règlement sont confidentielles. Les documents déposés uniquement aux fins de la médiation ne font pas partie du dossier officiel et le public ne peut pas y avoir accès.
2.3. Délais applicables à l’accès du public
Le personnel soutient le travail du Tribunal pour donner accès aux documents aussi rapidement et efficacement que possible. Cependant, divers facteurs peuvent influencer le temps nécessaire pour donner accès aux documents, notamment si les documents sont requis dans une procédure en cours, s’il n’y a pas assez d’informations pour les trouver et les récupérer, si la demande n’est pas précise ou est trop générale, et si le personnel et le décideur doivent s’occuper d’autres responsabilités et priorités.
3. Ordonnances de confidentialité et caviardage
Les renseignements figurant au dossier officiel d’une procédure sont publics, sauf si la common law, la loi ou une ordonnance ou politique du Tribunal en restreint l’accès. Le Tribunal peut rendre une ordonnance de confidentialité en vertu de la loi applicable (par exemple, l’article 52 de la Loi canadienne sur les droits de la personne et l’article 166 de la Loi sur l’équité salariale).
De plus, le Tribunal supprime régulièrement les « données d’identification personnelle » figurant dans un document avant de l’envoyer à quelqu’un. Les données d’identification personnelle sont des renseignements concernant une personne qui, lorsqu’ils sont associés au nom de cette personne ou à d’autres renseignements, permettent de l’identifier de manière à constituer une menace importante pour sa sécurité.
Dans la présente politique, une donnée d’identification personnelle s’entend :
- de la date de naissance;
- des adresses (par exemple, adresse municipale, postale ou électronique);
- des numéros particuliers (par exemple, téléphone, assurance sociale ou comptes financiers);
- des données biométriques, à l’exception de l’enregistrement de la voix (par exemple, empreintes digitales, image faciale);
- des autres renseignements qui, selon le membre instructeur, la formation ou le président, constituent une menace importante pour la sécurité d’une personne s’ils sont divulgués.
Sauf ordonnance contraire du membre instructeur, de la formation ou du président, une donnée d’identification personnelle ne s’entend pas :
- du nom des parties, des personnes intervenantes, des parties intéressées ou des témoins;
- du nom et des coordonnées d’un avocat ou de tout autre représentant qui agit à titre de conseiller ou de représentant d’une partie;
- des titres de poste et des adresses et numéros de téléphone professionnels;
- du nom d’une personne qui ne participe pas à la procédure et qui pourrait être mentionné par une partie, une personne intervenante, une partie intéressée, un témoin ou toute autre personne qui participe à la procédure.
3.1. Demander une ordonnance de confidentialité
Dans des circonstances exceptionnelles, le Tribunal peut restreindre l’accès à une audience ou au dossier officiel pour protéger des intérêts personnels ou publics importants, la vie privée d’une personne, l’équité de la procédure ou d’autres renseignements dont la divulgation entraînerait une contrainte excessive. Le membre instructeur ou la formation décide, en vertu de la loi pertinente (par exemple, l’article 52 de la Loi canadienne sur les droits de la personne ou l’article 166 de la Loi sur l’équité salariale) et au cas par cas, si des mesures doivent être prises pour restreindre l’accès à des renseignements délicats. Le membre ou la formation peut rendre une ordonnance pour :
- restreindre la participation du public à une audience;
- restreindre l’accès à tous les documents déposés auprès du Tribunal ou à certains d’entre eux;
- restreindre la publication de certains renseignements;
- anonymiser ou caviarder (biffer) le nom d’une personne ou tout autre renseignement délicat figurant dans un ou plusieurs documents d’une procédure.
Les requêtes d’ordonnances de confidentialité devraient être présentées le plus tôt possible.
4. Questions sur l’accès aux documents
Pour demander des documents, veuillez utiliser le formulaire de demande d’accès. Pour le soumettre et poser des questions sur le processus, veuillez communiquer avec le greffe à l’adresse suivante : registry.office@chrt-tcdp.gc.ca.