Entente de médiation-instruction

1. Les parties concernées par la ou les plaintes ont convenu d’essayer de résoudre une partie ou la totalité des questions soulevées dans la ou les plaintes au moyen de la médiation-instruction.
2. Nous comprenons que la participation à la médiation-instruction est volontaire et que la médiation-instruction n’aura pas lieu sans le consentement de toutes les parties.
3. Nous acceptons d’assister et de participer à la médiation-instruction. Nous convenons que nous et ceux qui nous accompagnent respecterons le processus et serons courtois envers tous les participants. Nous convenons de faire un effort sincère pour discuter de toutes les questions de manière équitable et de bonne foi. Nous convenons que les parties ou leurs représentants ont le pouvoir de conclure un accord contraignant.
4. Nous comprenons qu’un membre du Tribunal mènera la médiation. Nous convenons que si les parties ne sont pas en mesure de régler la plainte par la médiation, le membre du Tribunal qui a mené la médiation assurera la gestion de l’instance, tiendra l’audience et instruira la plainte. Aucune des parties ne peut demander que le membre du Tribunal se récuse en se fondant sur quoi que ce soit qui s’est produit pendant la médiation.
5. Le membre du Tribunal qui mène la médiation-instruction peut rencontrer séparément les parties pendant l’étape du processus portant sur la médiation.
6. Si les parties ne parviennent pas à s’entendre ou si le membre du Tribunal détermine que la médiation n’aboutira pas, la plainte sera entendue lors d’une audience. Si d’autres efforts de médiation sont déployés après le début de l’instruction de l’affaire, la présente entente s’appliquera également à ces discussions. 
7. Conformément au paragraphe 48(1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne, si les parties conviennent d’une entente de règlement avant le début de l’audience du Tribunal, elles doivent en présenter les conditions à l’approbation de la Commission canadienne des droits de la personne.
8. Si la plainte est instruite, le médiateur-décideur ne tiendra pas compte des déclarations faites ou des documents fournis au cours de la médiation, à moins qu’ils ne fassent également partie de la preuve présentée à l’audience. La décision sera entièrement fondée sur la preuve, les observations et la jurisprudence présentées au cours de l’audience.
9. Nous comprenons et convenons que la médiation est un processus confidentiel. Les parties ne peuvent pas utiliser les documents fournis par une autre partie uniquement aux fins de la médiation comme preuve devant le Tribunal ou dans aucune autre instance civile. Les parties ne peuvent pas enregistrer la médiation. Les déclarations faites au cours de la médiation se font sous toutes réserves.
10. Nous comprenons que le médiateur-décideur ne peut pas être tenu de témoigner devant le Tribunal ou dans aucune autre instance civile et que ses notes ou ses dossiers sont inadmissibles devant le Tribunal ou dans toute autre instance civile.
11. Les parties n’exerceront aucun recours contre le Tribunal, ses membres, dont le médiateur, les employés du Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs ou Sa Majesté en droit du Canada, pour tout acte ou toute omission concernant la médiation.

Vidéoconférence

12. Les parties qui conviennent de participer à la médiation par vidéoconférence, en utilisant la plateforme du logiciel Zoom ou un programme similaire, acceptent les risques associés à la communication vidéo sur le Web, y compris le risque que la confidentialité des communications soit compromise.
13. Le Tribunal souligne que les applications de vidéoconférence publiques ne sont pas reconnues par le gouvernement du Canada comme des moyens de communication sécuritaires pour discuter de renseignements protégés.
    Le Tribunal atténuera les risques associés aux médiations menées par vidéoconférence en prenant les mesures suivantes :
    • La fonctionnalité d’enregistrement sera désactivée.
    • La fonctionnalité « salle d’attente » sera utilisée pour permettre au médiateur du Tribunal d’autoriser uniquement les personnes qui ont confirmé leur participation à se joindre à la médiation.
    • La salle sera verrouillée lorsque tous les participants se seront joints à la médiation.
    • La rencontre aura un identifiant unique et sera protégée par un mot de passe.
    • Aucune adresse de courriel personnelle ne sera exigée pour avoir accès à l’application.
14. Les parties, en signant et en remettant la présente entente de médiation, reconnaissent et acceptent ces risques.

Signatures électroniques ou autre méthode

15. Si les parties ne sont pas en mesure de fournir des signatures sur papier au point 17, le Tribunal acceptera l’une des options suivantes :
    • envoyer au Tribunal par courriel une copie numérisée de la signature de la partie;
    • transmettre au Tribunal le courriel qui contient l’entente de médiation-instruction avec le corps du courriel où figurent le nom et la partie ou le rôle et le texte suivant (ou un texte semblable) : « En transmettant le présent courriel, je signe électroniquement l’entente de médiation-instruction susmentionnée et accepte d’être lié(e) par ses modalités ».

Participants

16. Dans le tableau de la section suivante, veuillez dresser la liste des personnes qui vous accompagneront lors de la médiation. Pour que nous puissions nous adresser à tous de manière respectueuse et correcte, veuillez indiquer ce qui suit :
    • Comment prononcer le nom de chaque personne. Voici quelques façons de faire :
      • Phonétiquement : Raul Gonzalez – rah-OOL gon-SAH-les
      • Le nom sonne comme : Ngoc Nguyen – nahk nuhWEN ou sonne comme « knock » « win »
      • Le nom rime avec : Anne Martin – « Anne » rime avec « fan »
      • Fournir un lien vers un enregistrement audio du nom
    • Leurs pronoms (iel, il, elle, les pronoms peuvent être écrits directement dans le tableau ci-dessous)
    • Leurs titres (M^me, M., Mx, Me, les titres peuvent être écrits directement dans le tableau ci-dessous)